Uzņēmēja digitālais komplekts jeb noderīgi e-rīki efektīvam biznesam

Digitālās tehnoloģijas
8. novembris
Komentēt

Drukāt

Saglabāt

Foto: Shutterstock
Uzņēmējiem ikdienas ritms ir ļoti dinamisks – komandējumi, konferences, sanāksmes. Tam visam pa vidu ir jāpagūst veikt virkne birokrātisku lietu – jāparaksta dokumenti, jāsazinās ar valsts un pašvaldību iestādēm, jāveic maksājumi. Ja uzņēmums ir liels, tad daļu funkciju veic darbinieki, taču mazā un vidējā uzņēmuma vadītājsam jānodarbojas ne tikai ar stratēģisko plānošanu un klientu apkalpošanu, bet arī vienlaikus jāpilda jurista, grāmatveža un lietveža pienākumi. Konsultē Viesturs Deksnis, SIA Communications & Strategies valdes loceklis.

«Šāds universālais kareivis esmu arī es, taču vienā brīdī sapratu, ka ir nepieciešamas pārmaiņas, proti, procesiem jākļūst efektīvākiem. Šeit lielisks palīgs ir digitālie rīki, kas darbu padara ātrāku un mobilāku,» saka Viesturs Deksnis.

«Viss sākas ar bailēm un beidzas ar gandarījumu, ja tās pārvar. Šī pieeja lielā mērā ir attiecināma arī uz digitālo iespēju izmantošanu. Viss jaunais, nezināmais nereti rada nedrošību un bažas, vai man izdosies. Es ieteiktu nebaidīties un, ja arī pašam ar pirmo piegājienu neizdodas uzsākt lietot vienu vai otru digitālo rīku, tomēr nemest plinti krūmos un lūgt padomu pie tiem, kuri jau e-rīkus izmanto.

Es pats ilgi domāju, vai man bez parastā eParaksta ar karšu lasītāju vajadzētu arī eParakstu Mobile, lai varētu ātrāk parakstīt līgumus. Atzīšos, ka tikai ar kādu trešo piegājienu es saņēmos, lai pieietu pie atsaucīgajām Latvijas Valsts radio un televīzijas centra darbiniecēm, kuras ar smaidu man pieslēdza elektroniskā paraksta mobilo versiju. Tāpēc uzticēšanās digitālajām iespējām un uzdrīkstēšanās lūgt palīdzību kādam zinošākam tās ieviest biznesā – tas noteikti dos uzņēmējdarbībai jaunu pievienoto vērtību.»

Procesu vadīšana jebkurā vietā, jebkurā laikā

Viena no galvenajām uzņēmēja funkcijām ir procesu vadīšana, kurā ietilpst arī dokumentu pārvaldība un finanšu plūsmas organizēšana. Ir situācijas, kad dokumenti ir jāparaksta nekavējoties. Piemēram, mana sabiedrisko attiecību aģentūra bieži rīko dažādus pasākumus publiskās vietās, kur nepieciešams vietējās pašvaldības saskaņojums, un saistošie noteikumi nosaka saskaņošanas termiņu. Taču dažreiz pasākumi tiek rīkoti pēkšņi, reaģējot uz kādu sabiedriski svarīgu notikumu, tātad – iesnieguma ar lūgumu saskaņot pasākumu pēdējā diena citreiz ir šodiena, bet es, kā vienīgā paraksttiesīgā persona, atrodos ārzemēs. Šādos gadījumos mani glābj eParaksts.

Teikšu atklāti, pirms vairākiem gadiem, uzsākot lietot eParakstu, izjūtas bija divējādas. No vienas puses, sapratu, ka darīt pa vecam vairs nevar un ir jāiet laikam līdzi – jākļūst mobilākam un digitālākam, no otras puses, tās bija īstas galvassāpes, jo apgūt jauno rīku nebija nemaz tik vienkārši. Šobrīd, kad eParaksts ir pilnveidojies un ir pieejams arī mobilajā versijā, vairs savu ikdienu nespēju bez tā iedomāties. Līgumi, iesniegumi, akti, rēķini – tos visus es varu parakstīt jebkurā vietā un laikā.

Turklāt ir simtprocentīga garantija, ka dokumentus saņems tieši tas adresāts, kuram tie ir domāti, turklāt interneta, ne pastnieka ātrumā.

Tas pats attiecas uz Smart-ID, ko, atzīšos, sāku lietot pavisam nesen, pateicoties sievas pamudinājumam, kura to jau lietoja kopš tā izveidošanas. Atkal – smags sākums ar reģistrēšanos un uzticēšanos lietotnei, vai viss notiks korekti, taču paiet laiks un es arī bez šī rīka vairs nevarētu jau iztikt.

Piemērs no dzīves, biznesa ikdienas. Organizējot pasākumu pilsētas svētku ietvaros reģionā, piegādātājs, ar kuru ir sarunāta telts uzlikšana, neierodas, un steidzami, turklāt sestdienā, nepieciešams jauns piegādātājs. Šādos apstākļos firmas gatavas strādāt tikai ar simtprocentīgu avansa maksājumu. Man, protams, nav līdzi nedz dators, nedz kodu kalkulators, lai veiktu pārskaitījumu, savukārt vienīgā vietējā bankas filiāle brīvdienā nestrādā. Pēdējais glābšanas riņķis bija Smart-ID, ar kura palīdzību maksājumu varēju veikt pusminūtes laikā, un piegādātājs spēja operatīvi atvest un uzstādīt telti mūsu pasākumam.

Laiks biznesā dažkārt ir vērtīgāks par naudu

Šobrīd, kad tautsaimniecības nozares strauji attīstās un mainās biznesa modeļi, uzņēmējiem laiks ir vērtīgāks par naudu. Arī pats esmu ieguldīto laiku konkrētos procesos vērtējis naudas izteiksmē. Piemēram, stāvēšana pusstundu rindā kādā iestādē, lai iesniegtu dokumentus, un pierēķinot klāt pusstundu turp un atpakaļ ceļā, manā gadījumā ir ekvivalenta viena darba paveikšanai klientam.

Šajā gadījumā jaunievedums papildus jau minētajai dokumentu elektroniskās parakstīšanas iespējai ir valsts izveidotā e-adrese, ko iedzīvotāji un uzņēmēji var brīvi lietot jau šobrīd. Tas ir moderns un ērts veids kā visu saziņu ar valsts un pašvaldību iestādēm turpmāk veikt elektroniski un vienuviet – savā e-adresē. Turklāt saziņa ir ne vien ērta un ātra, bet arī droša.

Gan man, gan arī citiem maniem biznesa partneriem nereti dokumentu aprites ar iestādēm ātrumu kavē divi faktori: pirmkārt, ne vienmēr mēs zinām tiešo iestādes e-pasta vai fizisko adresi, kā rezultātā dokumenti klejo pa kabinetiem, kamēr atrod īsto adresātu; otrkārt; nekas nesagādā lielākas ciešanas, kā paziņojums no pasta, ka iestāde ir atsūtījusi ierakstītu vēstuli. Varu atzīties – bieži pat nokavēju vēstuļu izņemšanas termiņu, jo biznesa aktīvajos periodos man tam vienkārši nav laika.

Sekas novēlotai saziņai ar iestādēm mēdz būt dažādas – sākot ar soda naudas aprēķinu par kāda maksājuma kavējumu un beidzot ar novēlotu atļaujas saņemšanu par jauna produkta ieviešanu tirgū.

Uzņēmējdarbība ir dzīvesveids

Biznesā ir jābūt godīgam pret sevi un jāpieņem, ka uzņēmējdarbība nav tikai darbs, tas ir arī dzīvesveids. Lai kā es plānotu savu laiku, lai kādu komandu piesaistītu, mana iesaiste procesos ir 24/7. Pat netieši, atrodoties atvaļinājumā ārzemēs, zemapziņā es skatos, mācos, smeļos pieredzi, kā tur strādā mana nozarē. 

Interesanti, bet tieši atvaļinājumos, kuri man ir reti un īsi, es visvairāk izjūtu digitālo rīku sniegtās iespējas. Viens no pēdējā laika atklājumiem man ir lietotne Zoom, kas dod iespēju pieslēgties klienta video konferencei no sava viedtālruņa jebkurā vietā, kur ir tīkla pārklājums. Tajā pašā laikā ir jāatzīst, ka biznesā saziņas kanāli ar klientiem ir ļoti dažādi, ir jāpielāgojas katras organizācijas un katra vadītāja paradumiem. Viens ir sasniedzams tikai WhatsApp, cits Facebook Messenger, bet kādam vislabāk patīk izmantot tradicionālo e-pastu. Tāpēc es priecājos, ka vismaz valsts sektorā mēs pamazām ejam uz vienu saziņas platformu – e-adresi.

Labāk īstermiņā zaudēt laiku, nekā ilgtermiņā biznesu

Man ir tāds mīļš teiciens – ziedot īstermiņu ilgtermiņa vārdā, proti, es ik pa laikam nolieku malā rutīnas darbus, lai iedziļinātos, kā procesus padarīt efektīvākus, un ilgtermiņā no tiem saņemtu lielāku ieguvumu. Digitalizācija ir stāsts tieši par to. Īpaši būtiski tas ir mazajiem un vidējiem uzņēmējiem (MVU), kuri veic gan biznesa vadības funkcijas, gan arī nodrošina dokumentu apriti un finanšu plūsmu.

Līdz ar to es ieteiktu katram MVU vadītājam padomāt, kas ir viņa digitālajā komplektā.

Manējā noteikti ir eID karte, kas ir digitālā atslēga, lai varētu lietot eParakstu un e-adresi – nodrošinot ātru, ērtu un drošu dokumentu apriti ar valsts un pašvaldību iestādēm, tas ir Smart-ID – ļaujot veikt ātrus maksājumus jebkurā vietā un laikā, tā ir lietotne Zoom – savienojot mani un klientu drošā tiešsaistes režīmā, lai zibenīgi organizētu prāta vētru par kādu aktualitāti un pieņemtu ātru lēmumu par rīcību.

 

Lasi citur

 

Veselība

Privātā Dzīve

Mans Mazais

Astes

AutoBild.lv

Māja

Receptes

Dārzs